Rekisteriseloste ICT-tukipalvelut

EU:n tietosuoja-asetus 2016/679

1. REKISTERINPITÄJÄ

Suomen Kuurosokeat ry

 2. REKISTERIN VASTUUHENKILÖ

Marko Vainiomaa IT-päällikkö/tietosuojavastaava, marko.vainiomaa@kuurosokeat.fi, puh. 0400139713

 3. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN / REKISTERIN KÄYTTÖTARKOITUS

Asiakastietojen ylläpito

 4. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN / REKISTERIN PITÄMISEN PERUSTE

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on asiakassuhde.

 5. REKISTERIN NIMI

ICT-palvelurekisteri

 6. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ

ICT-palvelun kannalta tarkoituksenmukaiset tiedot tallennetaan ja niiden virheettömyys varmistetaan säännöllisesti EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti. Rekisteri sisältää EU:n tietosuoja-asetuksen artiklan 4 mukaista henkilötietoa ja artiklan 9 mukaisiin erityisiin henkilöryhmiin kuuluvaa tietoa.

Asukkaan henkilötiedot:

  • henkilötunnus
  • nimi
  • yhteystiedot
  • kotikunta
  • omainen, edunvalvoja

Hallinnolliset tiedot:

  • asiakaskäyntien ajankohdat
  • laskutustiedot
  • maksusitoumuksien voimassaoloaika

Muita tietoja:

  • annetut palvelut
  • yhteydenpito- ja kommunikointitapa
  • apuvälineet
  • tietotekniset perustiedot
  • tarkemmat tietotekniset tiedot

6a. REKISTERIN TIETOLÄHTEET / SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Asiakastiedot saadaan asiakkaan tullessa Suomen Kuurosokeat ry:n ICT-palvelujen piiriin.

Tiedot saadaan:

  • asiakkaalta itseltään
  • omaiselta tai läheiseltä
  • holhoojalta tai edunvalvojalta

7. HENKILÖTIETOJEN LUOVUTUKSET / SÄÄNNÖNMUKAISET LUOVUTUKSET

Tietoja ei luovuteta ilman asiakkaan tai hänen huoltajansa/ edunvalvojansa suostumusta.

 8. REKISTERIEN SISÄINEN KÄYTTÖ

Rekisteriin on käyttöoikeus vain Suomen Kuurosokeat ry:n työntekijöillä, jotka työskentelevät suorassa IT-palvelujen asiakassuhteessa.

Tiedot ovat salassa pidettäviä EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisesti (artikla 9).

8a. REKISTERIN SUOJAAMINEN

Henkilöstö allekirjoittaa työsopimuksen yhteydessä salassapitositoumuksen ja tietojärjestelmien käyttösopimuksen. Ulkopuoliset henkilöresurssit ja opiskelijat allekirjoittavat salassapitositoumuksen osallistuessaan palveluita tuottavaan toimintaan. Rekisteri sijaitsee Suomessa, osa rekisteristä voi sijaita Euroopan talousalueella (ETA). Tarkempi kuvaus rekisterin suojaamiskäytännöistä löytyy Suomen Kuurosokeat Ry:n tietotilinpäätöksestä.

Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Henkilökunta koulutetaan ja perehdytetään rekisterin käyttöön.

Sähköinen rekisteri

  • käyttäjäkohtaiset oikeudet ja salasanat
  • yksikkökohtaiset käyttöoikeudet
  • jatkuva käytön valvonta ja rekisteröinti

Manuaalinen rekisteri

  • lukitut arkistotilat ja työhuoneet

9. REKISTERIEN YHDISTÄMINEN

ICT-palvelurekisteri yhdistyy Asiakasrekisteriin ja maksusitoumuspohjaisissa asiakaskäynneissä taloushallinnon -rekisteriin.

10. HENKILÖREKISTERIEN JA REKISTERITIETOJEN SÄILYTYS,
      ARKISTOINTI JA HÄVITTÄMINEN

Rekisterin asiakastiedot säilytetään EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaisesti.

Asiakkaan tiedot säilytetään varmistetussa sähköisessä tietokannassa ja manuaalisessa rekisterissä. Sähköisestä tietokannasta asiakastiedot ja niistä tehdyt varmuuskopiot poistetaan. Manuaalisesti tallennetut tiedot tuhotaan silppurilla.

11. REKISTERÖIDYN INFORMOINTI

Asiakkaiden informointi tapahtuu soveltaen Tietosuojavaltuutetun mallia 1/2000 ”Malli sosiaalihuollon asiakkaiden informoinnista”.

12. REKISTERÖIDYN TARKASTUSOIKEUS

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.

Rekisterinpitäjän toimittaa rekisteröidylle EU:n tietosuoja-asetuksen 13 ja 14 artiklan mukaiset tiedot ja 15–22 artiklan ja 34 artiklan mukaiset tiedot tiiviisti esitetyssä, läpinäkyvässä, helposti ymmärrettävässä ja saatavilla olevassa muodossa selkeällä ja yksinkertaisella kielellä.

EU:n tietosuoja-asetuksen mukainen tarkastusoikeus toteutetaan maksuttomasti kerran vuodessa kirjallisen pyynnön perusteella rekisterin vastuuhenkilölle.

13. TIEDON KORJAAMINEN

Rekisteritietojen korjauspyyntö osoitetaan rekisterin ylläpidosta vastaaville työntekijöille.

Virhe korjataan viipymättä ja korjauksesta tiedotetaan asiakkaalle.

14. MUUT HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYYN LIITTYVÄT OIKEUDET

Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

15. REKISTERIHALLINNON JÄRJESTÄMINEN

Rekisteritoiminnoissa päätösvaltaa käyttävät rekisteristä vastuussa olevat työntekijät.

Rekisteritoimintoja käyttävät palvelujen tuottamiseen osallistuvat työntekijät.

16. NIMETÄÄN REKISTERIASIOITA HOITAVA HENKILÖ

Rekisteriasioita hoitaa Suomen Kuurosokeat Ry:n tietosuojavastaava IT-päällikkö Marko Vainiomaa.

17. REKISTERISELOSTEEN SAATAVILLAOLOTAPA

Rekisteriseloste on nähtävillä rekisterinpitäjän www-sivuilla.

18. SISÄISET REKISTERITOIMINNAN OHJEET JA KOULUTUS

Sähköisen rekisterin käytön opastus ja tietosuojaohjaus tapahtuvat samanaikaisesti. Suomen Kuurosokeat Ry järjestää työntekijöille käyttökoulutusta tarpeen mukaan.

19. SEURANNAN JÄRJESTÄMINEN, ONGELMISTA JA PUUTTEISTA ILMOITTAMINEN

Ongelmista ja puutteista ilmoitetaan välittömästi suullisesti tai kirjallisesti rekisterin ylläpidosta vastaavalle työntekijälle.

Teknisissä ongelmissa otetaan yhteyttä ICT-tukipalveluihin osoitteella it-palvelut@kuurosokeat.fi.